支払い通知
Summary
Section titled “Summary”YWAM仙台へ支払いや振込を行った後は、経理担当が内容を正しく確認し、記録できるように、支払い通知を送ってください。
特に、振込名義が分かりにくい場合や、支払いの目的が明細だけでは判断しにくい場合には、支払い通知が重要です。事前または事後に一言連絡があることで、確認の行き違いや処理の遅れを防ぎやすくなります。
どのようなときに支払い通知が必要ですか？
Section titled “どのようなときに支払い通知が必要ですか？”支払い通知は、確認や手動での照合が必要になる支払いの後に送ってください。
特に、次のような場合には重要です。
- 銀行振込で支払った場合
- 振込名義が本人名と異なる可能性がある場合
- 特定のスクール費用、申込金、献金、スタッフ関連の支払いである場合
- YWAM仙台から、送金後に連絡するよう案内されている場合
必要かどうか迷う場合は、連絡しないままにするよりも、通知するか確認するほうが確実です。
支払い通知には何を書けばよいですか？
Section titled “支払い通知には何を書けばよいですか？”通常、支払い通知には次のような情報を含めてください。
- 支払った人の氏名
- 支払日
- 支払金額
- 支払い方法
- 支払いの目的
- 関係するスクール名、役割、請求内容などの補足情報
本人以外の名義で支払った場合は、実際の振込名義と、誰のための支払いなのかの両方が分かるようにしてください。
なぜ支払い通知が大切なのですか？
Section titled “なぜ支払い通知が大切なのですか？”振込や支払いの記録だけでは、次のようなことがすぐに分からない場合があります。
- 誰が支払ったのか
- 何のための支払いなのか
- 金額が予定どおりかどうか
- 学生、スタッフ、献金、そのほかどの区分に当たるのか
短い通知があるだけでも、YWAM仙台側での確認と処理がより正確でスムーズになります。
どのように支払い通知を送ればよいですか？
Section titled “どのように支払い通知を送ればよいですか？”支払い通知は、メールで送ってください。
件名は、たとえば次のようにすると分かりやすくなります。
- 支払い連絡（氏名）
- 振込連絡（氏名）
- 献金連絡（氏名）
支払い通知の書き方の例
Section titled “支払い通知の書き方の例”次のような簡単な形式で問題ありません。
- 氏名
- 支払日
- 金額
- 支払い方法
- 支払い目的
- 補足事項
- 支払いや振込の後は、できるだけ早めに通知してください。
- 必要に応じて、支払い完了の控えや振込明細は、自分でも保管しておいてください。
- 金額や名義、支払い内容に誤りがあった場合は、そのことを通知の中ではっきり伝えてください。